Datenschutzinformation für die Nutzung des virtuellen Recruiting-Assistenten

Wir, die Argentum Gruppe („wir“ oder „uns“), sind zur Wahrung Ihrer datenschutzrechtlichen Belange verpflichtet, und sind bestrebt, die Sicherheit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit anwendbarem Datenschutzrecht zu wahren.

„Personenbezogene“ Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses setzt die Argentum Gruppe die Recruiting-Plattform PaulsJob (im Folgenden als „PaulsJob“ bezeichnet) ein. Bestandteil dieser Plattform ist ein virtueller, durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) gestützter Recruiting-Assistent, der Bewerbende über digitale Kommunikationskanäle wie insbesondere Web-Chatbot, WhatsApp, E-Mail und SMS durch den Bewerbungsprozess begleitet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für diesen virtuellen Recruiting-Assistenten (im Folgenden als „Dienst“ bezeichnet), den wir auf unserer Karriere-Website anbieten. Sie gibt Aufschluss darüber, welche Daten bei der Nutzung des Dienstes durch uns erhoben und/oder bereitgestellt werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und speichern und welche Rechte Ihnen als betroffene Person hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

A. VERANTWORTLICHER

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses Argentum-Gruppe ist die

Argentum Group Holding GmbH
Rathausplatz 3-7
61348 Bad Homburg
Tel: + 49 6172/6827-0
E-Mail: datenschutz@argentum-pflege.de

Gemeinsam Verantwortliche

Für die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist die Argentum Group Holding GmbH gemeinsam verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO mit der jeweiligen Einrichtung der Argentum-Gruppe, bei der Sie sich beworben haben oder bewerben werden. Die Einrichtungen der Argentum-Gruppe sind die

Seniorenheim an der Alten Saline GmbH, Vor der Sülze 1, 21335 Lüneburg, Telefon: +49 4131 709 78 0, E-Mail: alte.saline@argentum-pflege.de
Lebenszentrum Ottobeuren GmbH, Am Sonnenbühl 3, 87724 Ottobeuren, Telefon: +49 8332 800, E-Mail: info.lebenszentrum@argentum-pflege.de
Seniorenresidenz Alpenpanorama GmbH, Panoramastraße 10, 79862 Höchenschwand, Telefon: +49 7672 922 20, E-Mail: info.alpenpanorama@argentum-pflege.de
Senioren- und Pflegeresidenz Luisenheim GmbH, Luisenstraße 5, 79837 St. Blasien, Telefon: +49 7672 487 30 00, E-Mail: kontakt.luisenheim@argentum-pflege.de
Pflegeresidenz am Schönbach GmbH, Hauptstraße 6, 78606 Seitingen-Oberflacht, Telefon: +49 7464 981 92-0, E-Mail: rosengarten@argentum-pflege.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH Seniorenheim Burg, In der Alten Kaserne 25, 39288 Burg, Telefon: +49 3921 729 50, E-Mail: shburg@argentum-pflege.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH Seniorenheim Lübecker Straße, Heinrich Mundlos Ring 2, 39124 Magdeburg, Telefon: +49 391 634 183 0, E-Mail: shluebeckerstrasse@argentum-pflege.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH Seniorenheim am Dom, Domplatz 37/39, 38820 Halberstadt, Telefon: +49 3941 621 17 0, E-Mail: shamdom@argentum-pflege.de
Tannenhof Fachpflegeheime GmbH, Bismarckstraße 28, 37441 Bad Sachsa, Telefon: +49 5523 945 10, E-Mail: nobilis@tannenhof-online.de
Tannenhof Fachpflegeheime GmbH, Kyffhäuser Str 23, 37441 Bad Sachsa, Telefon: +49 5523 952 99 0, E-Mail: concolor@tannenhof-online.de
Tannenhof Fachpflegeheime GmbH, Roonstraße 15, 37441 Bad Sachsa, Telefon: +49 5523 450, E-Mail: arche@tannenhof-online.de
Tannenhof Fachpflegeheime GmbH, Gartenstraße 2, 37441 Bad Sachsa, Telefon: +49 5523 945 20, E-Mail: alba@tannenhof-online.de
Alten- und Pflegeheim Zum Pfarrberg Eppendorf GmbH, Oederaner Straße 9, 09575 Eppendorf, Telefon: +49 37293 79 09 0, E-Mail: senior-eppendorf@t-online.de
Park Residenz Alfeld GmbH, Antonianger 42, 31061 Alfeld, Telefon: +49 5181 930 00, E-Mail: info.alfeld@argentum-pflege.de
Seniorenresidenz Alexandersfeld GmbH, Schinkelstraße 1, 26127 Oldenburg, Telefon: +49 441 95543 0, E-Mail: sralexandersfeld@argentum-pflege.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH Seniorenheim Leipzig-Volkmarsdorf, Hermann-Liebmann-Straße 98, 04315 Leipzig, Telefon: +49 341 46 86 78 0, E-Mail: shleipzigvolkmarsdorf@argentum-pflege.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH Seniorenheim Probstheida, Bockstraße 1-3, 04289 Leipzig, Telefon: +49 341 860 36 30, E-Mail: shleipzigprobstheida@argentum-pflege.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH Seniorenheim Plagwitz, Nonnenstraße 25/27, 04229 Leipzig, Telefon: +49 341 234 16 0, E-Mail: shleipzigplagwitz@argentum-pflege.de
Seniorenheim J.J. Kaendler GmbH, Ossietzkystraße 39 A, 01662 Meißen, Telefon: +49 3521 40880, E-Mail: kontakt@seniorenheim-kaendler.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH Seniorenheim Elbflorenz, Fiedlerstraße 12, 01307 Dresden, Telefon: +49 351 44 04 60, E-Mail: shelbflorenz@argentum-pflege.de
Argentum Pflegewohnstift GmbH - Seniorenheim am alten Elbarm, Berthold Haupt-Straße 28, 01257 Dresden, Telefon: +49 351 207 60 60, E-Mail: amaltenelbarm@argentum-pflege.de
Seniorenresidenz Ludwig-Steil-Haus GmbH, Ludwig-Steil-Straße 3/5, 44866 Bochum, Telefon: +49 2327 4133706, E-Mail: ludwig-steil-haus@argentum-pflege.de

B. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt kontaktieren:

economed-Systemgruppe
Lars Bozenhardt
Gutenbergstraße 11
70771 Leinfelden-Echterdingen
Tel.: 0711 40260473
E-Mail: lb@economed-gruppe.de

C. ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, sofern

Sie uns kontaktieren,
Sie uns Informationen über den Dienst zur Verfügung stellen, und
Sie sich über den Dienst bei uns registrieren.

Wir müssen personenbezogene Daten erheben, um Ihnen bestimmte Teile unseres Dienstes bereitstellen zu können. Wenn Sie uns die von uns angefragten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, den Dienst ordnungsgemäß zu erbringen.

D. ART DER ERHOBENEN DATEN

Wir verarbeiten im Rahmen des Bewerbungsprozesses die nachfolgenden Daten, soweit diese für die konkrete Tätigkeit relevant sind und Sie uns diese zur Verfügung stellen:

Kontaktdaten: Ihre persönlichen Informationen, wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum.
Berufsbezogene Daten: Ihre berufsbezogenen Daten, wie z. B. Beschäftigungsverhältnis, Betriebszugehörigkeit, Lebenslauf, Zeugnisse, Leistungsnachweise, Qualifikationsnachweise und sonstige Bewerbungsunterlagen.
Ergänzende persönliche Angaben: Ggf. Führerschein, ggf. Führungszeugnis
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Ihre uns bereitgestellten Daten können ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. v. Art. 9 (1) DSGVO enthalten, wie z. B. Angaben zu Ihrer Gesundheit, Fotografien bzw. Profilbilder, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlauben, Angaben, welche Rückschlüsse auf Ihr Sexualleben oder Ihre sexuelle Orientierung geben können oder Angaben, welche Rückschlüsse auf Ihre Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit geben können.
Kontodaten: Datum und Uhrzeit der Registrierung, Nutzername und Kennwort.
Vertragsdaten: Informationen hinsichtlich zwischen Ihnen und uns ggf. bestehender Verträge, wie etwa Datum und Laufzeit.
Präferenzen: Informationen darüber, wie Sie mit uns interagieren möchten, wie etwa Informationen darüber, wie Sie von uns kontaktiert werden und unseren Dienst in Anspruch nehmen möchten.
Eingabedaten: Informationen, die Sie zur Verfügung stellen, wenn Sie uns kontaktieren oder Informationen, die Sie durch den Dienst zur Verfügung stellen, einschließlich Chatprotokolle.
Technische Daten: Zugriffs- und Aktivitätsprotokolle (Domain-Name der Website, verwendete Software, verwendete App, verwendeter Webbrowser, verwendetes Betriebssystem, IP-Adresse und Gerätenummer des Endgeräts, Zeitstempel des Zugriffs, genutzte Funktionen), Fehlerprotokolle (Domain-Name der Website, Software, verwendete App, Webbrowser und Version, Betriebssystem, IP-Adresse und Gerätenummer des Endgeräts, Zeitstempel des Auftretens des Fehlers, Fehlermeldung/-spezifikation, betroffene Funktionen).

Wir erheben ansonsten keine personenbezogenen Daten von Ihnen ohne Ihre Mitwirkung. Davon ausgenommen sind öffentlich zugängliche Quellen mit Berufsbezug, z. B. LinkedIn, Xing.

E. ZWECKE DER VERARBEITUNG | RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG | BERECHTIGTE INTERESSEN

Der virtuelle KI-Assistent unterstützt insbesondere bei den folgenden Verarbeitungstätigkeiten:

Kommunikation mit Bewerbenden im Rahmen des Bewerbungsprozesses,
Entgegennahme und Strukturierung von Bewerbungsinformationen,
Abfrage von für die Stelle relevanten Informationen im Rahmen eines Pre-Screenings,
Durchführung KI-gestützter Vorinterviews, sofern diese im jeweiligen Bewerbungsprozess vorgesehen sind,
Zusammenfassung und Aufbereitung von Bewerbungsinformationen für die Personalverantwortlichen,
Unterstützung bei der Organisation von Vorstellungsgesprächen, einschließlich Terminabstimmung und Einladung.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung und effizienten Steuerung des Bewerbungsprozesses sowie zur Unterstützung der Personalverantwortlichen bei der Sichtung, Einordnung und weiteren Bearbeitung von Bewerbungen.

Eine abschließende Entscheidung über Einstellung oder Ablehnung einer Bewerbung wird nicht durch die KI getroffen. Die KI unterstützt die Personalverantwortlichen, ersetzt jedoch nicht die abschließende menschliche Entscheidung über den weiteren Bewerbungsverlauf.

Personenbezogene Daten der Bewerbenden werden nicht dazu verwendet, KI-Modelle zu trainieren oder weiterzuentwickeln.

Die Verarbeitung und Speicherung der Bewerberdaten erfolgt innerhalb der technischen Infrastruktur von PaulsJob und den eingesetzten Unterauftragnehmern gemäß dem bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Argentum Holding GmbH. Einzelheiten zu den eingesetzten Unterauftragnehmern, Speicherorten und technischen Schutzmaßnahmen ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie den ergänzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur verarbeiten, soweit dies nach geltendem Recht erlaubt ist.

Die folgende Übersicht beschreibt, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und – sofern die Verarbeitung auf Art. 6 (1) 1 f) DSGVO beruht – die berechtigten Interessen für eine solche Verarbeitung:

Zweck der Verarbeitung	Rechtsgrundlage	Berechtigte Interessen
Aufnahme in unsere Datenbank (Talent Space) zur künftigen Kontaktierung und zu einer etwaigen Fortsetzung/Neubeginn von Bewerbungsprozessen.	Art. 6 (1) 1 a) DSGVO	Nicht einschlägig
Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen, Durchführung solcher Verträge und vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage.	Art. 6 (1) 1 b) DSGVO; § 26 (1) 1 BDSG	Nicht einschlägig
Einhaltung gesetzlicher Pflichten oder gerichtlicher/behördlicher Vorgaben.	Art. 6 (1) 1 c) DSGVO	Nicht einschlägig
Kontaktaufnahme und Beantwortung von Anliegen und Rückmeldungen.	Art. 6 (1) 1 a) DSGVO; Art. 6 (1) 1 b) DSGVO; Art. 6 (1) 1 f) DSGVO	Verfügbarkeit von Kontaktmöglichkeiten
Schutz und Verteidigung unserer wichtigen Interessen sowie Ausübung von Rechten und Durchsetzung von Ansprüchen.	Art. 6 (1) 1 f) DSGVO	Schutz unserer geschäftlichen Tätigkeiten, Interessen und Rechte

Die in der obigen Übersicht erwähnten Rechtsgrundlagen werden im Folgenden näher beschrieben:

Art. 6 (1) 1 a) DSGVO: Sie haben Ihre Einwilligung hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erteilt.
Art. 6 (1) 1 b) DSGVO: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind, erforderlich oder ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.
Art. 6 (1) 1 c) DSGVO: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung von uns erforderlich.
Art. 6 (1) 1 f) DSGVO: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen oder Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Art. 9 (2) a) DSGVO: Sie haben uns Ihre ausdrückliche Einwilligung hinsichtlich der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch uns erteilt.
Art. 9 (2) e) DSGVO: Die Verarbeitung bezieht sich auf bestimmte besondere Kategorien personenbezogenen Daten, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben.
§ 26 (1) 1 BDSG: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

F. EMPFÄNGER PERSONENBEZOGENER DATEN | DRITTDIENSTE

Wir werden keinen Handel mit Ihren personenbezogenen Daten betreiben. Wir werden außerdem Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dies ist in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

Um die in Teil D dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erleichtern, können wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Dienstleistungen, die diese Empfänger für uns erbringen, an die folgenden Empfänger weitergeben, welche Ihre personenbezogenen Daten nur auf ausdrückliche Weisung verarbeiten dürfen und sich zur Gewährleistung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz verpflichtet haben:

Für den zuverlässigen Betrieb des Dienstes nutzen wir die Chatbot-Software der Paul's Job Recruiting Intelligence GmbH, Saarbrücker Str. 19, 10405 Berlin, Deutschland.

Die Paul's Job Recruiting Intelligence GmbH setzt ihrerseits die folgenden Dienstleister (Unterauftragnehmer) zur Erbringung ihrer Chatbot-Software ein:

Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg;
Microsoft B.V., Evert van de Beekstraat 354, 1118 CZ Luchthaven Schiphol, Noord-Holland, Netherlands;
WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland (Verarbeitung in USA möglich auf Grundlage des Data Privacy Framework);

G. DAUER DER SPEICHERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer, die für die Zwecke, zu denen sie erhoben worden sind, erforderlich ist (hierzu siehe Teil D dieser Datenschutzerklärung) und/oder solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung dieser Daten haben.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten außerdem für eine gesetzlich, gerichtlich oder behördlich vorgeschriebene Dauer – diese kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Soweit notwendig, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten überdies bis zum Ablauf geltender Verjährungsfristen zur Durchsetzung eigener Ansprüche.

Zu den Kriterien bei der Bestimmung der Speicherdauer durch uns gehören:

Die Zeitspanne, über die wir unseren Dienst für Sie bereitstellen,
ob es eine rechtliche Verpflichtung zur Speicherung gibt, der wir unterliegen, und
ob die Speicherung angesichts unserer rechtlichen Stellung ratsam ist.

Im Falle negativer Entscheidungen in Bewerbungsverfahren löschen wir personenbezogene Daten spätestens nach sechs (6) Monaten ab Mitteilung der Entscheidung.

Soweit Sie in eine Aufnahme Ihrer personenbezogenen Daten in unsere Datenbank (Talent Pool) eingewilligt haben, werden wir Ihre Daten auch im Falle einer Absage für einen Zeitraum von vierundzwanzig (24) Monaten speichern. Soweit Sie keinen abweichenden Willen äußern, werden diese Daten mit Ablauf dieses Zeitraums gelöscht.

H. RECHTE DER BETROFFENEN PERSON

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie folgende in der DSGVO vorgesehenen Rechte:

Das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und, sofern dies der Fall ist, das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und bestimmte relevante Informationen (Art. 15 DSGVO).
Das Recht, die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DSGVO).
Das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO).
Das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
Das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln (Art. 20 DSGVO).
Das Recht, in bestimmten Situationen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Das Recht, eine hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegenüber uns erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein solcher Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zu Ihrem Widerruf erfolgt ist.

Zur Ausübung dieser Rechte gegenüber uns kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten bitte unter den in Teil A dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktdaten. Ungeachtet der vorstehenden Rechte haben sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.

I. DATENSICHERHEIT

Wir haben Datenschutzprozesse implementiert, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten dienen. Wir unterhalten angemessene administrative und technische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Änderung oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten. Alle Daten werden sicher gespeichert und können nur von berechtigten Mitarbeitern von uns, und nur sofern dies notwendig ist („need to know“), abgerufen werden.

J. GRENZÜBERSCHREITENDE ÜBERMITTLUNG

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union, es sei denn dies ist anderweitig in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

K. VERSION

Dies ist die aktuelle Fassung unserer Datenschutzerklärung. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen (insbesondere im Falle von Änderungen der Rechtslage oder Änderungen unseres Dienstes). Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden durch Anpassung dieser Seite vorgenommen und Ihnen, sofern erforderlich, gesondert mitgeteilt. Es empfiehlt sich gleichwohl, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen abzurufen.

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